De meeste managers (60%) hebben per dag drie of meer vergaderingen en werkoverleggen. Die besprekingen verlopen niet altijd efficiënt. Ongeveer een derde van de managers verliest gemiddeld een uur per dag om de gevolgen van gebrekkige samenwerking op te lossen.
Dat blijkt uit recent onderzoek van Zoom naar samenwerking op de werkvloer. Ruim een derde van de managers (37%) zegt nodeloos tijd kwijt te zijn door besprekingen die geen probleem oplossen. Of die geen duidelijk resultaat opleveren.
Een vergelijkbaar deel (34%) moet na de meeting teamleden alsnog vragen naar de status van projecten en taken. Een overgrote meerderheid van managers (83%) en werknemers (77%) zegt bovendien in de aanloop naar een vergadering al veel tijd te verliezen met het vinden van een geschikt moment voor overleg.
Een ander ergernispunt blijkt ook uit het onderzoek. Ruim vier vijfde van de managers (82%) en medewerkers (81%) moeten lang wachten op een reactie van een collega op een vergaderverzoek.
Voorkeur voor chats
De deelnemers aan het onderzoek werken in meerderheid (managers 63%, werknemers 53%) hybride – deels op kantoor, deels op afstand. Ongeveer een derde (32%, werknemers 39%) werkt volledig op kantoor. Zowel managers als werknemers zeggen dat traditionele vergaderingen, waarbij iedereen lijfelijk aanwezig is het meest effectief zijn.
Toch heeft die overlegvorm niet de voorkeur. De helft van de managers (50%) geeft de voorkeur aan chats (via toepassingen als Slack, Microsoft Teams en Zoom Team Chat). Gevolgd door communicatie via projectmanagementtoepassingen als Trello en Asana (44%). Dan pas volgen persoonlijke meetings (38%). Werknemers kiezen het liefst ook voor chats (64%), daarna voor e-mail (63%). En als derde persoonlijke meetings (54%).
Babyboomers verkiezen fysieke bijeenkomst
Die voorkeuren zijn enigszins generatiegebonden. Van de babyboomers geeft twee derde de voorkeur aan persoonlijke vergaderingen (67%), Gen X (53%) en millennials (49%) aan chats en Gen Z kiest in meerderheid (52%) voor projectmanagementtoepassingen.
AI helpt bij verbeteren van productiviteit
Technologie kan helpen bij het verbeteren van de samenwerking. Het kan echter ook een extra drempel opwerpen. Hoe meer apps voor samenwerking worden gebruikt, des te meer uitdagingen dat oplevert. Managers die 5-10 apps gebruiken, zien dat de afstemming tussen teams achterblijft (34%). En dat er miscommunicatie tussen teamleden ontstaat (35%). Ook ervaren ze minder betrokkenheid (29%).
Managers die AI inzetten, zien wel een duidelijke verbetering in productiviteit. Ruim vier vijfde zegt dat teams dankzij AI sneller taken voltooien, productiever zijn en betere kwaliteit van werken leveren. Van de onderzochte landen is Nederland koploper in de frequente toepassing van AI.